Las empresas deben mantener un control diario de las horas que trabajan sus empleados con el fin fundamental de registrar si se trabajan horas complementarias o extraordinarias, cuántas son y si son debidamente retribuidas. Pero esta obligación cuyo cumplimiento está siendo vigilado por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social con especial intensidad plantea ciertas dudas. ¿Se deben computar las horas trabajadas por todos los trabajadores de la empresa? ¿Con qué medios? ¿Cómo deben presentarse estos registros ante una inspección? ¿Qué empresas o sectores están en el punto de mira de estas inspecciones? ¿Qué sanciones conlleva su incumplimiento?
Horas trabajadas por empleados a tiempo parcial y a tiempo completo
La obligación por parte de la empresa de llevar un registro diario de la jornada laboral de sus trabajadores a tiempo parcial se recoge en el apartado c) del artículo 12.4 del Estatuto de los Trabajadores que fue añadido por el Real Decreto-ley 16/2013, de 20 de diciembre , de medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores. Este control resulta preceptivo porque quiénes tienen un contrato de trabajo a tiempo parcial no pueden realizar horas extraordinarias pero sí complementarias. El requisito fundamental de las horas complementarias, además de que sean pactadas y voluntarias, es que la suma de las horas ordinarias y complementarias no exceda del límite legal del trabajo a tiempo parcial, es decir, sea inferior a la jornada de trabajo de un empleado a tiempo completo comparable. Es más, la falta de registro de las horas trabajadas por los empleados a tiempo parcial supondrá que el contrato se presuma celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario.
En cuanto a los trabajadores a tiempo completo, el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a registrar la jornada laboral de cada trabajador día a día, a efectos del cómputo de horas extraordinarias. De este texto puede deducirse que la empresa sólo estaría obligada a computar la jornada si el trabajador hiciera horas extraordinarias. Entendiendo por horas extraordinarias cada hora de trabajo que se realice sobre la duración máxima de la jornada ordinaria, cuya prestación es voluntaria tanto para la empresa como para el trabajador.
Sin embargo, a raíz de la sentencia nº 207/2015 de 4 de diciembre de 2015 de la Audiencia Nacional este control se extiende a todas las empresas incluso a aquéllas que manifiesten que en ellas los trabajadores no hacen horas extras. La audiencia indicó en su fundamentación que “si el registro diario de la jornada solo fuera obligatorio cuando se realicen horas extraordinarias, provocaríamos un círculo vicioso, que vaciaría de contenido la institución y sus fines, puesto que el presupuesto, para que las horas extraordinarias tengan dicha consideración, es que se realicen sobre la duración máxima de la jornada de trabajo (…), siendo esta la razón por la que, sin el registro diario de la jornada, sea imposible controlar la realización de horas extraordinarias”. Es decir, indican que si no se contabilizan día a día las horas realizadas por cada trabajador no pueden determinarse si se han realizado más horas de las ordinarias.
Confirmando esta doctrina están las sentencias, también de la Audiencia Nacional, 25/2016 de 19 de febrero 2016 y 77/2016 de 6 de mayo de 2016, así como la respuesta de la Dirección General de Trabajo de 1 de marzo de 2016 a la consulta sobre la obligación de registro de la jornada. De todas ellas se desprende que las horas trabajadas por empleados a tiempo completo deben computarse a diario para poder conocer las horas extraordinarias que se hacen y evitar que se supere el número máximo de ellas que prevé la ley (ochenta horas al año en virtud del artículo 35.2 ET sin tener en cuenta en este cómputo el exceso horas trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes).
Las empresas deben por tanto registrar las jornadas de todos sus trabajadores: los que tengan contratos a tiempo parcial y completo, incluso en el caso de que dichas empresas manifiesten que en ellas no se hacen horas extraordinarias. En consecuencia, para elaborar y gestionar el registro de las jornadas laborales las empresas deberán implantar sistemas de control.
Intensificación del control sobre el registro de la jornada laboral
Tras estos pronunciamientos, la Inspección de Trabajo dictó en marzo del año pasado la Instrucción 3/2016 con el objetivo de intensificar el control sobre el registro del tiempo de trabajo en las empresas, para así evitar el fraude en la realización de horas extraordinarias y procurar su correcta vigilancia, retribución y cotización. Y es que además de que el control de las horas trabajadas supone una prueba documental para los trabajadores a la hora de defender su derecho a que le sean remuneradas las horas extraordinarias, éstas cotizan a la Seguridad Social y el hecho de que no se declaren como tal hace perder millones de euros a las arcas públicas.
Este control de la Inspección de Trabajo se centra en empresas con menos de 50 trabajadores y de determinados sectores en los que se ha constatado un mayor volumen de realización de horas extras, o en los que se sospecha que puedan realizarse sin ser abonadas: banca, industria manufacturera, comercio al por menor y al por mayor, reparación de vehículos de motor y motocicletas, actividades sanitarias y de servicios sociales.
Los cómputos diarios de horas trabajadas deben integrarse en un informe mensual que debe entregarse a final de mes a los empleados para que lo firmen y remitirse a los representantes de los trabajadores.
El empresario deberá conservar estos resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un período mínimo de cuatro años, según indica la instrucción. Todo ello supone una inversión de tiempo y recursos que para pequeñas empresas puede resultar muy costosa.
Flexibilidad laboral y cómputo de las horas trabajadas
No hay legislación sobre la forma en la que se debe realizar el cómputo de las horas trabajadas cada día por los empleados. La Instrucción 3/2016 tampoco lo recoge, además especifica que los modelos o tipos de registro serán los que cada empresa elija libremente. Y este es uno de los principales escollos a los que se enfrenta las empresas para poder cumplir.
Por ejemplo en el ámbito bancario la Asociación Española de Banca (AEB) y la Confederación Española de Cajas de Ahorros (CECA) están negociando con los sindicatos desde el pasado 13 de enero un acuerdo colectivo sobre la regulación del registro de la jornada laboral. Tras la última reunión de esta negociación que tuvo lugar el pasado 25 de enero Comisiones Obreras (CCOO) emitió un comunicado en el que el manifestó la dificultad de establecer un sistema de registro para que “sirva de verdad para medir cuándo se producen excesos sobre la jornada de trabajo pactada, de afectación a todos los colectivos y horarios existentes en las empresas (también para el trabajo que se desarrolla fuera de los centros), que sea sencillo en su manejo y transparente por lo que se refiere a la información a las personas y a la representación laboral”. A lo que añadió que las particularidades laborales del sector bancario suponen una dificultad a la hora de computar las jornadas de trabajo “la escasez general de plantilla en el sector y la exigencia de la consecución de unos objetivos comerciales, a todas luces desorbitados e imposibles de conseguir, son también causantes de las prolongaciones generalizadas de la jornada de trabajo”.
En la Instrucción 3/2016 lo que sí se recoge es la información que deberá contemplarse en los registros: identidad de la empresa, identificación del trabajador, especificación de la jornada de trabajo recogida en el contrato de trabajo y detalle de las horas laborales, ordinaria y complementaria, realizada y desglosada por día efectivo de trabajo, firma del representante legal de la empresa y recibo del trabajador.
El ámbito del control diario de las horas de trabajo que debe hacer la empresa no se limita al centro de trabajo de la propia empresa sino que engloba también a aquellos empleados de su plantilla que trabajen en lugares públicos, en centros de otras empresas, o incluso aquéllos que presten sus servicios desde su domicilio particular.
Flexibilidad horaria, trabajo por objetivos, empleados con teletrabajo o trabajadores a domicilio son realidades de la actualidad laboral en los que es muy complicado computar las horas trabajadas, y más aun teniendo en cuenta que la legislación no ofrece ningún modo adaptado para ello. Tal y como apunta Miguel Pastur, Counsel de Bird & Bird: “No se puede registrar la jornada laboral con métodos tradicionales si tenemos en cuenta factores tan actuales como la internacionalización o el uso de las nuevas tecnologías” e insiste en que “Hay una gran distancia entre realidad y legislación”. Ángel Allué, Inspector de Trabajo y Seguridad Social coincide en que la realidad laboral va por delante de la legislación y añade que “Es necesaria una nueva regulación laboral que incluya a la empresa”.
Sanciones por ausencia de registro de jornada laboral
Sin embargo, a pesar de las ambigüedades que presenta esta obligación de registro de la jornada diaria de los trabajadores, si la empresa no la cumple la Inspección requerirá al empresario para su cumplimiento, y en caso de que no corrija su incumplimiento se extenderá acta por infracción grave recogida en el artículo 7.5 la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS ). Lo que implica multas que van desde los 626 a los 6250 euros. Hasta la fecha según el Inspector de Trabajo y Seguridad Social Ángel Allué en las inspecciones llevadas a cabo en 2016: “sólo se ha llegado a la fase de requerimientos en las empresas inspeccionadas que no cumplían y aún no se han impuesto sanciones por ello, lo cual previsiblemente pueda llegar en este año 2017”.
También es una infracción grave que la empresa no comunique a los representantes de los trabajadores de las horas extra realizadas también en virtud del artículo 7.7 de la LISOS . Por otra parte, en el caso de que exista registro de las jornadas pero en él se hayan cometido fallos formales la infracción se considerará leve, lo que supondrá multas que oscilan entre los 60 y los 625 euros.
