Al acercarse el cierre del ejercicio, uno de los aspectos que tu empresa no debe pasar por alto es la regularización de las retenciones mensuales en la nómina. Los cambios que se produzcan en la situación personal o económica de los empleados durante los meses de octubre, noviembre y diciembre deben reflejarse de forma inmediata en las nóminas correspondientes.
¿Cuándo debe regularizarse el tipo de retención?
Las circunstancias personales y familiares de un trabajador pueden cambiar en cualquier momento del año, y la empresa tiene la obligación de ajustar el tipo de retención en cuanto tenga conocimiento de dichas modificaciones.
Aquí te explicamos cómo proceder:
- Aumentos salariales o cambios laborales: Si tu empresa otorga un incremento salarial o se produce cualquier otra variación en la situación económica del trabajador, deberás aplicar el nuevo tipo de retención tan pronto como se conozcan estos cambios.
- Cambios personales: Si el empleado informa de un cambio en su situación personal, como el nacimiento de un hijo o el inicio de la convivencia con un familiar a cargo, la regularización deberá hacerse de inmediato, siempre que la notificación se realice con al menos cinco días antes de la preparación de la nómina. Para formalizar estas comunicaciones, los trabajadores deberán utilizar el modelo 145, imprescindible para notificar cambios personales y familiares que afectan al IRPF.
Excepciones en la obligación de notificación
En algunos casos, los trabajadores no están obligados a comunicar ciertos cambios. Por ejemplo, si nace un hijo, lo que implica una reducción del tipo de retención, no es necesario que lo notifiquen a la empresa, ya que esta situación no tiene un impacto negativo para Hacienda.
¡Importante! Si, por el contrario, los cambios personales conllevan un aumento en el tipo de retención, como cuando el cónyuge del trabajador comienza a trabajar y sus ingresos superan los 1.500 euros anuales, entonces el empleado sí está obligado a informar de inmediato a la empresa.
Opciones de regularización trimestral
Para evitar sobrecargas administrativas, la empresa tiene la opción de regularizar las retenciones de forma trimestral en los meses de abril, julio y octubre. Esto permite ajustar las retenciones en base a los cambios ocurridos en el trimestre anterior. Por ejemplo, si un empleado presenta el modelo 145 en agosto, puedes esperar hasta octubre para aplicar el nuevo tipo de retención en la nómina.
Advertencia: Esta opción solo es válida para los primeros nueve meses del año. A partir de octubre y hasta diciembre, las retenciones deberán regularizarse de manera mensual, aplicando las variaciones conforme a la normativa vigente y en línea con los plazos establecidos.
